Die Welt der Vertragsvermittlung ist geprägt von unzähligen Formularen, wiederkehrenden Nachfragen und oft kleinteiligen Abstimmungsprozessen – egal ob es um Versicherungen, Energietarife oder andere Dienstleistungen geht. Während Kund:innen schnelle, transparente Abläufe erwarten, kämpfen Vermittler:innen häufig noch mit Excel-Listen, PDF-Anhängen und verstreuten E-Mail-Verläufen. Genau hier setzt die neue Webanwendung an: Sie bringt sämtliche Schritte der Vertragsvermittlung in einer zentralen, intuitiven Oberfläche zusammen – von der ersten Angebotsanfrage bis zur finalen Provisionsabrechnung.
Alle Verträge an einem Ort zu erstellen, verwalten und sicher abzulegen – genau dieses Ziel hatte ich, als ich Ende 2024 mit den ersten Zeilen Code begann. Allein entwickelt und bei Uberspace, meinem Webhoster der Wahl, gehostet, bietet die Anwendung die komplette Wertschöpfungskette der Vertragsvermittlung in einer ressourcenschonenden, aber leistungsstarken Umgebung.
Ausgangslage: Viel Zeit für wenig Übersicht
Tabellen, Mail‑Anhänge, manuelle Erinnerungen – so sah der Alltag vieler Vermittler:innen bisher aus. Fehlende Pflichtfelder führten zu lückenhaften Verträgen, während das Management kaum Einblick in offene Vorgänge hatte. Es brauchte eine Lösung, die gleichermaßen Endnutzer:innen, Vertriebsteams und Administrator:innen abholt. Zu Beginn standen typische Alltagsszenarien:
- Mehrere Tabellen für Anfragen, Vertragsdaten und Zahlungstermine.
- Manuelle Erinnerungen, wenn ein Tarif ausläuft oder eine Police verlängert werden muss.
- Keine einheitliche Sicht auf den Kommunikationsverlauf mit Kund:innen, Makler:innen und Anbieter:innen.
Der Wunsch war klar: Alle relevanten Informationen sollen an einem Ort abrufbar sein, automatisch aktuell gehalten werden und sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe einfügen.
Von Grund auf neu strukturiert
Anstelle inkrementeller Patches habe ich den bestehenden Code komplett umgekrempelt und auf modulare Services umgestellt. Rollenbasierte Dashboards, ein granulares Rechtesystem und eine konfigurierbare Workflow‑Engine machen die Administration jetzt so einfach wie die Nutzung.
Kernfunktionen auf einen Blick
- 1-Click-Angebot: Vermittler:innen erfassen nur die wichtigsten Rahmendaten – die Software generiert automatisch passende Tarifvorschläge, inklusive Deckungsumfang, Laufzeit und Kosten.
- Digitale Signatur & Upload-Center: Kund:innen unterschreiben Verträge rechtssicher direkt im Browser und laden benötigte Dokumente hoch, ohne die App verlassen zu müssen.
- Fristen-Radar: Ob Widerrufsfrist, Verlängerung oder Courtageabrechnung – alle Termine erscheinen zentral in einem Kalender und lösen auf Wunsch E-Mail- oder SMS-Erinnerungen aus.
- Provisionsmodul: Automatische Zuordnung von Courtagen auf Grundlage individueller Vereinbarungen, inklusive Split-Abrechnung bei mehreren Beteiligten.
- Eigenständige Verwaltung: Administrator:innen laden eine Vertragsvorlage hoch. Die Software erkennt automatisch alle Platzhalter inklusive Datentyp.
- Self‑Service‑Portal: Kund:innen erhalten nach Freigabe eine Benachrichtigung und können den Vertrag inklusive Historie, Fristen und Dokumenten jederzeit online einsehen.
- Fristen‑Radar & Erinnerungen: Alle relevanten Termine werden zentral getrackt und lösen je nach Rolle E‑Mail‑ oder Push‑Benachrichtigungen aus.
- Audit‑Logs & Versionierung: Jede Änderung am Vertrag – vom Platzhalterwert bis zur finalen Signatur – wird revisionssicher protokolliert.
Ein kurzer Blick unter die Haube: Laravel & Filament
Technisch basiert die Anwendung vollständig auf Laravel 12 – ein PHP-Framework, das für seine klare Architektur, schnelle Entwicklungszyklen und hervorragende Sicherheitsfeatures bekannt ist. Dank Laravel Breeze sind Authentifizierung, Passwortrücksetzung und Zwei-Faktor-Login von Haus aus abgesichert.
Für das Admin- und Nutzerinterface setze ich auf Filament. Die Library liefert nicht nur anpassbare CRUD-Komponenten, sie beschleunigt ebenso den Aufbau komplexer Formulare, Tabellen und Relation Managers. So entsteht – ohne schwerfälliges JavaScript-Monstrum – eine performante Oberfläche, die sich auch auf mobilen Endgeräten flüssig anfühlt.
Praxiserfahrung: Durch Filament konnte ich den ersten funktionsfähigen Prototyp in unter zwei Monaten live testen. Änderungen am Datenmodell – etwa neue Provisionstypen – ließen sich ohne Downtime einspielen.
Sicherheit & Compliance
Da Vertragsdaten personenbezogene und sensible Informationen enthalten, hat Datensicherheit oberste Priorität:
- Verschlüsselung at Rest und in Transit (TLS 1.3).
- Rollen- & Rechtesystem bis auf Feldebene; sensible Courtagen sehen nur berechtigte Personen.
- Audit-Logs gemäß GoBD-Anforderungen – jede Änderung ist nachvollziehbar versioniert.
- DSGVO-konformes Hosting auf deutschen Servern mit täglichem Off-Site-Backup.
Erste Ergebnisse
Seit dem Beta‑Rollout im Frühjahr 2025 verarbeiten über 8 000 Verträge ihren Lebenszyklus in der neuen Plattform. Die Time‑to‑Contract (Dauer von Erstellung bis Freigabe) sank dabei im Schnitt um 40 %, während Supporttickets zu fehlerhaften Angaben nahezu auf Null zurückgingen.
Die Rückmeldungen zeigen: Vor allem die schnelle Angebotserstellung und die lückenlose Historie im Kundenprofil überzeugen.
Ausblick: Noch smarter, noch offener
Für die nächsten Releases stehen unter anderem auf der Roadmap:
- Open-Banking-Anbindung: Automatische Zahlungseingangserkennung für Beitragszahlungen.
- KI-gestützte Vertragsanalyse: Identifiziert Deckungslücken und schlägt Up-/Cross-Selling-Optionen vor.
Neugierig geworden? Melde dich gern, wenn du Fragen hast oder einen Blick hinter die Kulissen werfen möchtest – ich freue mich auf den Austausch und auf dein Feedback.